Vara värd & hålla i arbetsdagen

Under ett Hoffice finns två viktiga roller: att vara värd och att leda arbetsdagens struktur. Vi har märkt att det kan bli bra för gruppen om inte värden automatiskt måste vara den som har koll på tidtagningen. Det finns de som inte har plats eller möjlighet hemma att ordna Hoffice men gärna tar på sig ansvar hos andra. Och så finns de som har massor med utrymme men inte riktigt vågar vara värdar, kanske för att de inte känner för att hålla i strukturen. Börja dagen med att dela upp rollerna och försök att lära er av processen tillsammans, vad var och en vill bidra med som en gåva till Hofficegruppen.

Att vara värd för Hoffice

Att vara Hoffice-värd innebär inga konstigheter och det går fort att lära sig hur man gör. Läs gärna det fina blogginlägget Att öppna sitt hem för främlingar. Här har du en checklista för att komma igång:

  1. Bestäm en dag och lägg upp ett event i Facebook-gruppen där du bor. Du kan utgå från beskrivningar i andra event, se tips nedan. Information som är bra att ta med är
    • Hur dags du öppnar och stänger dörren till ditt hem och när du tänker ha dagens första check-in.
    • Antalet tillräckligt schyssta arbetsplatser som finns hemma hos dig.
    • Om du har Wi-fi hemma eller om arbetsdagen hos dig är internetfri (eller att man får koppla upp sig på sin mobil).
    • Om du har särskilt rum för telefonsamtal och möten mellan Hofficedeltagare.
    • Om du har skrivare, skanner, etc.
    • Om det kommer att finnas kaffe och te och om du har en kaffekassa för frivilliga bidrag.
    • Strukturen har 45-minuterspass i tystnad. Berätta om just ditt Hoffice avviker och kommer att tillåta mer prat. Kom ihåg att det är du som värd som bestämmer!
    • Hur du tänker dig lunchen. Man kan berätta att man gör plats i kylen för lunchlådor, att det går att handla i närheten – eller inte! – eller att man lagar mat åt alla. Berätta i så fall om den passar också vegetarianer/veganer/allergiska och om du förväntar dig ett självkostnadspris.
      /// Tips: Något som har blivit lyckat som lunchalternativ är att be alla ta med ingredienser till en Hofficebuffé. Berätta vad vad du själv bidrar med från köket.
  2. När du har lagt upp eventet, kan det vara bra att kolla ofta hur det ser ut med bokningarna. När behovet av event ökar i din Facebookgrupp kan det bli fullt fort.
    • Bevaka anmälningarna till ditt event och lägg till ”FULLBOKAT” i rubriken när alla platser gått åt.
    • Be gärna dina gäster att ”av-anmäla” sig om de får ändrade planer så kan andra komma i deras ställe. Det finns inget bra system för väntelista, men det vanliga är att både anmäla sig som ”kanske” och meddela sitt intresse i kommentarsfältet.
      /// Tips: Enklaste sättet att lägga upp ett eget event är att kopiera ett tidigare. Gå in på ett evenemang som lagts upp i den egna Hofficegruppen och kolla om någon text passar dig. Under de tre asteriskerna till höger finns en rullmeny – klicka på alternativet ”kopiera evenemang”. Använd texten som underlag, fyll i dina egna uppgifter och datum – och du har skapat ett eget event.
  3. Den dag du har Hoffice kan du behöva en halvtimme på morgonen för att
    • rensa bord där människor kommer att sitta och arbeta
    • se till att det finns extra grenuttag för laddare
    • sätta upp ett synligt papper med namnet och lösenordet till ditt Wi-Fi (om du har ett)
    • skriva en lapp på ytterdörren om att dina gäster är välkomna in utan att knacka. Det gör det enklare för alla att komma när de vill utan att störa arbetsstrukturen för andra
    • INTE städa! Hoffice är inget uppvisningsrace. Läs bloggen Att öppna sitt hem för främlingar! Du har det som du har det hemma hos dig och välkomnar andra in i din vardag.
  4. När dina gäster har kommit, kan du
    • se till att de känner sig välkomna. Eftersom många är ensamjobbare kan det finnas behov av att småprata, så gör upp hur ni vill ha det med spontana samtal
    • poängtera att det är lika okej att sätta sig och jobba i fred
    • välja vem som ska vara ansvarig för tidtagningen och be den personen att ta över vid första check-in
    • göra mycket för att folk ska känna sig som hemma. Det betyder inte att det är du som måste koka kaffet hela tiden, men du kan ställa fram det som behövs och se till att folk verkligen känner sig fria att gå i dina skåp och din kyl under dagen.

Att leda en dag på Hoffice

Att leda tidtagningen innebär bara att du på ett lättsamt sätt ska hålla i en struktur som är till för att underlätta deltagarnas arbetsdag. Syftet är att alla ska få det gjort som behövs för att de ska kunna nå sina mål, hur stora eller små dessa mål än är. Det finns olika uppgifter man kan ta på sig för att leda arbetspassen, här är listan:

  1. Inför start kan du välja att låta dagen börja med en stunds mindfulness. I Göra roliga pauser finns förslag på guidade meditationer som du kan använda om du inte vill leda själv.
  2. Förklara för dem som är nya hur en Hofficedag fungerar.
  3. Gör dagens första runda, där alla säger sina namn, vad de sysslar med (kortfattat) och vad de hoppas hinna med under dagen. Det behöver inte vara storstilade mål utan kan handla om att rensa mejlkorgen eller läsa något för nöjes skull. Nu kan de som vill nämna något som blir värt att fira i slutet av dagen om de hinner klart. Gör en ny runda där alla berättar vad de tänker göra under det första arbetspasset.
  4. Starta timern, och låt tystnad råda. Det kan vara kul att använda timern marinaratimer.com som man kan dela med alla, genom att lägga in länken i högra hörnet på Hoffice-eventet. Klicka på ”Marinara”, skriv in 45 min och klicka på ”Start Marinara”. Nu ska alla kunna se hur timern räknar ner tiden (om inte – uppdatera sidan).
  5. Deltagarna kan använda eventets kommentarsfält för att föreslå pausaktiviteter eller för att kommunicera med varandra.
  6. Efter 43 minuter, berätta att det är 2 minuter kvar så att man får en chans att ”gå ur” det man håller på med eller signalera att man vill fortsätta i sitt flow utan att delta i pausen.
  7. När klockan ringer efter 45 minuter, låt alla göra en runda med vad de hunnit med det senaste passet. Fira tillsammans om någon lyckats bli klar med något.
  8. Ange hur länge pausen ska pågå – 5, 10 eller 15 minuter – och bestäm tillsammans vad ni vill ha för pausaktivitet och vem som ska leda den. Förslag på olika stretchrörelser, kontaktlekar, dans eller stillhetsövningar finns i listan på pausaktiviteter.
  9. Inför nästa 45-minuters arbetspass, gör en ny runda med vad alla tänker hinna med. Upprepa strukturen och bestäm tillsammans när ni vill ha lunch och vilket som blir sista passet för dagen.
  10. I en avslutande runda gör ni check-out, säger något om hur dagen varit och firar dem som kommit i mål.

Om du har frågor eller behöver annat stöd, kolla om någon i gruppen kan hjälpa dig.